上海束影文化會議策劃公司認為會議場所的選擇有很多種，常用的是公司的會議室；有時公司會在周末安排員工到一個山清水秀的度假勝地，一邊開會，一邊度假；至于大型的、重要的會議則可以專門租用飯店的會場。不管采用哪種方式，對會場的基本要求是一致的，即：會場應該舒適寬敞，隔音效果好，采光通風良好，沒有其他干擾，好有窗簾，便于在放投影資料時看得清楚，安靜不嘈雜，空調良好，插座、電源、白板、麥克風等設備齊全。
會議策劃方案一般包括會議籌備方案與會議預算方案。而會議籌備方案一般是在策劃方案的基礎上側重于會議準備工作的組織與實施。它通常不包括會議前期的宣傳、營銷等方面的內容，但是對會議的時 間、地點、議程和經費等方面的內容設計具體。
會議策劃是對會議做整體的計劃，涉及到參與舉辦會議的各個部門 和各種關系，由策劃人將各種關系和矛盾調整統一，形成一套合理可行的方案和流程。
從某種意義上說，會議的發起就是會議的醞釀過程。有關發起國家常常通過適當的外交途徑，事先同其他國家。特別是有關主要國家就擬議中的會議交換意見，聽取建議，以便對會議的召開達成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的公司等常常是各公司討論、磋商的主要問題。
上海會議策劃公司做好會議期間的一些小細節。會議期間的茶點，水果，要保證及時到位，新鮮可口。會議期間，參會人員的房間安排送上免費的水果花籃，重要人物還要安排鮮花擺放。會議致謝函，由公司董事會主要人物親筆簽名的大會致謝函，主要是問候和感謝參會人員到會，致謝函避免攙雜廣告，色調要和公司企業形象一致，好有公司統一的標志
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